Naše Zásady ochrany osobních údajů

 

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem vámi poskytnutých osobních údajů je příslušná divize společnosti ATOZ Marketing Services, spol. s r. o., se sídlem Holečkova 29, Praha 5, IČO: 48117706, nebo sesterské společnosti ATOZ STUDIO s.r.o., se sídlem Holečkova 29, Praha 5, IČO: 63987317. Tyto společnosti se zabývají organizací odborných obchodních konferenčních akcí a dalších setkání zástupců společností z různých oborů (dále jen Akce), vydáváním odborných časopisů, provozováním informačních webových portálů, rozesíláním zpravodajských newsletterů a dalších aktivit B2B marketingu.

 

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Naší misí je být nápomocni v rozvoji obchodu a odborné diskuse v oborech, které pokrýváme. V našem případě se tedy jedná o B2B komunikaci. Zpracovávané osobní údaje tak mají charakter kontaktů na společnosti působících v daných oborech či mající nějaký aktuální či potenciální vztah k nim. Nicméně vzhledem k tomu, že součástí těchto údajů jsou jména, e-maily i telefonní čísla, jedná se z pohledu legislativy o osobní údaje a jsme povinni s nimi nakládat, jak je aktuálně platnou legislativou stanoveno.

2.1. Registrace na akci
V případě, že se registrujete na naši akci, poskytujete nám v rámci registrace, případně přímo na akci, některé osobní údaje. Jedná se o základní kontaktní údaje: vaše jméno a příjmení, váš pracovní telefon, e-mailová adresa a pracovní pozice ve spojení s firmou, kterou na akci zastupujete a pod jejíž hlavičkou jste se registrovali. Krom toho evidujeme, které naše akce jste navštívili. Na akci také pořizujeme obrazové záznamy a videozáznamy, a je tak možné, že se na některém ze záběrů objevíte.

2.2. Časopisy
V případě registrace na časopisy zpracováváme údaje, které jsou nezbytné pro adresné zasílání tištěné zásilky a případnou komunikaci ohledně zasílání. Jsou to: vaše jméno a příjmení, váš pracovní telefon, e-mailová adresa.

2.3. Informační newslettery
Pro účely zasílání informačních newsletterů sbíráme a zpracováváme pouze emailovou adresu a IP adresu, z níž byla učiněna registrace. Využívaný systém na přípravu a rozesílání emailingů navíc automaticky sleduje míru aktivity jednotlivých odběratelů, zejména doručitelnost, a jejich regionální rozčlenění.

2.4. Webové portály
Naše webové portály slouží k informování o dění v různých oborech. Jsou určeny pro širokou odbornou veřejnost. V mnoha ohledech jsou nástrojem k tomu, aby pomohly odborníkům v jejich práci. Pro cílené nabídky na základě vašich zájmů s využitím remarketingových nástrojů (jako je například Google Adwords) využíváme souborů cookies. Získané údaje jsou však pro nás zcela anonymní – v žádném případě je nespojujeme s konkrétním návštěvníkem či obecně subjektem údajů.

 

3. K čemu údaje potřebujeme a co s nimi děláme

3.1. Registrace na akci
Vaše údaje potřebujeme proto, abychom s vámi mohli komunikovat ohledně vaší účasti na akci a abychom vám mohli vytvořit nejlepší možné podmínky pro to, aby pro vás akce byla co nejúspěšnější jak v informační, tak v obchodní rovině. V této snaze nám pomáhají partneři akce, kteří společně s námi hledají možnosti, jak konkrétním účastníkům akce pomoci zvýšit jejich obchodní potenciál. Proto musejí mít i oni k dispozici vaše kontaktní údaje. Díky tomu vás mohou jak v průběhu akce, tak i bezprostředně po ní kontaktovat s konkrétním návrhem spolupráce s firmou, kterou na akci zastupujete. Účastí na akci vám přitom nevzniká žádná povinnost realizovat obchodní spolupráci s partnery akce – to je zcela na vašem svobodném rozhodnutí. Seznam partnerů akce naleznete na příslušných webových stránkách akce; u předchozích ročníků dané akce je to v rámci složky Archiv.
O akci samotné informujeme reportážemi odbornou veřejnost, a tak na ní pořizujeme fotografie a případně i krátká reportážní videa. Ty, jež nejlépe dokládají, jaká akce opravdu byla, uveřejňujeme v našich odborných časopisech, na našich informačních portálech, na webu akce, na kterou se registrujete, i na profilech akce na sociálních sítích Facebook a LinkedIn. A samozřejmě o akci vydáváme oficiální tiskovou zprávu, kterou posíláme vybraným médiím. K ní některé fotky připojujeme. Uveřejněním vám nevzniká právo na honorář.
Údaje také uchováváme proto, abychom vás mohli pozvat na stejně zaměřené akce i v budoucnu. Zvaní realizujeme e-mailem a/nebo telefonicky. Je také možné, že vás oslovíme s nabídkou na zapojení se do některého z našich budoucích projektů, pakliže budeme přesvědčeni, že by to pro vás mohlo mít obchodní nebo informační přínos.
Osobní údaje můžeme takto zpracovávat, protože je to nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů nebo zájmů partnerů akcí. Bez popsaného zpracování bychom nemohli naše akce pořádat a připravovat odborné časopisy, ve kterých uveřejňujeme celou řadu odborných článků.
Vaše údaje potřebujeme, abychom se mohli nadále rozvíjet a nabízet vám stále dokonalejší produkty. Bez jejich poskytování byste i vy přišli o možnost navazovat obchodní kontakty a rozvíjet své obchodní dovednosti. Naše aktivity jsou spojené čistě s vašimi obchodními aktivitami, proto vaše údaje nikdy nebudou použity pro to, aby vám byly nabízeny produkty pro vaše soukromé užití.

3.2. Časopisy
Údaje pro adresné zasílání tištěné zásilky zpracováváme, protože je to nezbytné pro plnění služby zasílání časopisů. Časopisy posíláme vždy na adresu firmy, provozovny, instituce. Nezabýváme se zasíláním B2C časopisů určených pro spotřebitele. Emailovou adresu a telefon potřebujeme, abychom s vámi mohli komunikovat ohledně řešení předplatného, či pro případ, že by nám distribuční společnost oznámila, že nebylo možné zásilku doručit.

3.3. Informační newslettery
Informační newslettery jsou vám zasílány na základě souhlasu, který jste nám pro to udělili při registraci k zasílání konkrétního newsletteru. IP adresu registrace přitom uchováváme pro případ doložení udělení souhlasu.
Sledovat míru aktivity odběratelů a jejich regionální rozčlenění je naším oprávněným zájmem, abychom mohli analyzovat míru zájmu o různá témata a typy článků. Díky tomu můžeme zdokonalovat náš obsah, aby byl pro vás co nejzajímavější. Zároveň tím sledujeme doručitelnost – pokud nám systém nahlásí, že nebylo možné doručit newsletter, protože emailová adresa již neexistuje, je to pro nás znamení, že adresa již není funkční.

3.4. Pozvánky na akce
Emailové pozvánky na akce rozesíláme na základě souhlasu těm, kteří se registrovali k jejich odběru. Dále je našeho základě našeho oprávněného zájmu zasíláme účastníkům předchozích akcí v daném oboru.

3.5. Automatické rozhodování
Nepoužíváme žádné systémy automatizovaného rozhodování a profilování.

 

4. Doba zpracování osobních údajů

4.1. Údaje poskytnuté v rámci registrace na akci
Poskytnuté údaje zpracováváme po dobu pěti let po skončení akce. Pokud se přihlásíte na některou z dalších akcí, pak znovu poběží pětiletá lhůta pro zpracování údajů. Ovšem partneři akce mají povinnost všechny poskytnuté osobní údaje smazat nejpozději do jednoho roku po akci. Aby na to nezapomněli, pro jistotu je k tomu patřičně vyzveme. Déle budou smět vaše osobní údaje zpracovávat jen v případě, že k tomu přímo jim udělíte souhlas nebo pokud pro to vznikne nějaký jiný právní základ, například uzavřený obchod mezi vámi a daným partnerem akce.

4.2. Distribuce časopisu
Údaje poskytnuté v rámci registrace zasílání časopisu uchováváme, dokud probíhá zasílání časopisů, což je do odhlášení odběru, případně do obdržení informace o tom, že již ve firmě, kam jsme časopis zasílali, již nepracujete. Údaje ale mažeme až po jednom roce. Údaje zpracovávat o rok déle je náš oprávněný zájem z důvodu procesu auditu nákladu a distribuce časopisů.

4.3. Newslettery
E-mailové adresy obdržené v rámci registrace na zasílání newsletterů zpracováváme po dobu deseti let. Před uplynutím této doby vás požádáme o novou registraci.

4.4. Aktualizace
Naší snahou je, aby údaje, které uchováváme, byly aktuální. Proto vás žádáme, abyste nás informovali v případě, že dojde ke změně některého z vámi poskytnutých údajů, nebo dokonce pokud již nebudete v registraci uvedenou firmu zastupovat. Kontaktujte nás prosím buď přes formulář v patičce www.atoz.cz, nebo e-mailem na adresu distribuce@atoz.cz.

 

5. Odkud bereme osobní údaje a jejich aktualizace

5.1. Údaje poskytnuté v rámci registrace na akci
Zpracováváme osobní údaje, které jsme od vás obdrželi při registraci či které jste nám poskytli na samotné akci. Také je možné, že na samotné akci vaši tvář zachytil objektiv fotoaparátu nebo kamery v průběhu akce. Obrazové záznamy ale s výjimkou vystupujících neidentifikujeme se jmény či jinými osobními údaji.

5.2. Údaje pro distribuci časopisu
Údaje pro zasílání některého z našich odborných časopisů potřebujeme pro jejich doručení až do vašich rukou. Poskytli jste nám je buď v rámci registrace na akci, nebo při registraci k odběru časopisu ať již formou vyplněného papírového formuláře či na webu. Je také možné, že jste nám je poskytli při osobním jednání, nebo emailem s žádostí o zasílání časopisu.

5.3. E-mailové kontakty pro zasílání newsletterů a pozvánek na akci
Při registraci na odběr newsletteru jste nám poskytli svůj e-mail. V databázi na rozesílání newsletterů a pozvánek uchováváme jen tento údaj, ani nevyžadujeme žádné další údaje. V případě, že jste byli na naší akci, pak jste nám v rámci registrace poskytli také váš e-mail.

 

6. Kdo bude mít přístup k vašim osobním údajům

Údaje zpracováváme zejména uvnitř naší firmy. Dbáme přitom na to, aby k osobním údajům měli přístup jen ti zaměstnanci, kteří v rámci výkonu své práce musí s osobními údaji pracovat. Využíváme na to řízení přístupu k jednotlivým souborům, zaheslované soubory a další technická a organizační opatření.
Pro to, aby akce byla co nejlepší a pro vás obchodně a informačně co nejúspěšnější, využíváme pomoci specialistů – eventových manažerů. Pro účely organizace akce má v takovém případě přístup k osobním údajům i daný eventový manažer, čímž se stává zpracovatelem.
Abyste z akce, jíž se hodláte zúčastnit, vytěžili maximální obchodní potenciál, registrační údaje mají k dispozici také partneři akce. Partneři se tak rovněž stávají zpracovateli. (Seznam partnerů naleznete zde.) Před přijetím kontaktního seznamu jsou povinni se písemně zavázat, že s kontakty budou nakládat v souladu s obchodním duchem a smyslem akce v zájmu rozvoje obchodu a podnikání účastníků.
V případě zasílání tiskovin pak k jejich distribuci využíváme specializované distribuční společnosti. K zajištění samotné distribuce jim musíme předat vaše jméno a příjmení, název společnosti a její adresu.
Všichni zpracovatelé osobních údajů musí zajistit, že s údaji budou nakládat v souladu s platnou legislativou na ochranu osobních údajů a pouze v rozsahu nezbytném pro vykonání činnosti, kterou pro nás zajišťují.

 

7. Vaše práva jakožto subjektu údajů

Platná legislativa vám dává právo na přístup k námi zpracovávaným údajům o vás – můžete nás kdykoliv požádat, abychom předložili, jaké údaje o vás spravujeme. Stejně tak máte právo požadovat výmaz dat, jejich změnu, omezit jejich zpracování, odvolat souhlas s jejich zpracováváním, či vznést námitku proti jejich zpracování. Pokud však dojde k některému z výše uvedených zásahů do zpracování vašich osobních údajů, může se podle charakteru změny stát, že vám nebudeme moci poskytnout službu, kterou byste rádi využívali. Za účelem uplatnění vašich práv nás prosím kontaktujte buď přes formulář v patičce www.atoz.cz, nebo e-mailem na adresu distribuce@atoz.cz – vyjdeme vám maximálně vstříc.
A pokud dojde na nejhorší, a budete přesvědčeni, že vaše práva nejsou z naší strany dodržena či že došlo k porušení našich povinností při správě a zpracování dat, máte právo obrátit se na příslušný dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

 

8. Příjemci osobních údajů

8.1. Eventoví manažeři a redaktoři
Poskytovat vysokou kvalitu našich služeb je pro nás velice důležité, a proto využíváme služeb specialistů. Jsou jimi především eventoví manažeři, kteří připravují naše konferenční a jiné akce. Aby se mohli zapojit do organizace, musejí mít přístup k registračním seznamům akcí. Některé naše newslettery také vytvářejí a rozesílky realizují redaktoři, kteří mají velký přehled o daném oboru. Ti mají ale přístup pouze k seznamům emailů.

8.2. Partneři akcí
Pokud se zúčastníte naší konferenční akce či business-networkingového setkání, předáváme vaše kontaktní údaje vybraným partnerům dané akce, aby hledali možnosti, jak rozvinout obchodní potenciál společnosti, kterou jste na akci zastupovali. Pokud něco vymyslí, budou vás kontaktovat. V žádném případě ale nesmějí tyto kontakty využít k hromadné rozesílce.

8.3. E-mailingový systém
O naše zpravodajské newslettery či o pozvánky na akce je veliký zájem. Rozesílat takové množství e-mailů vyžaduje sofistikovaný systém. Využíváme proto profesionální systém Email Kampaně společnosti Commerce Media.

8.4. Distribuční společnosti
Distribuci časopisů pro nás zajišťují různé distribuční společnosti. Jde zejména o společnost Česká pošta a na Slovensku tamější Slovenskou poštu.

 

9. Kontaktní údaje

- Aktualizace osobních i firemních údajů a jakékoliv požadavky na uplatnění vašich práv: distribuce@atoz.cz nebo formulář v patičce webu www.atoz.cz
- V případě podezření na únik či zneužití osobních údajů volejte: +420 733 559 474

ATOZ Group se skládá ze tří společností:

ATOZ Marketing Services, spol. s r.o.
IČO: 48117706

ATOZ EVENT s.r.o.
IČO: 25050354

ATOZ STUDIO s.r.o.
IČO: 63987317

Všechny tři společnosti mají sídlo a vedení na jedné adrese:

Holečkova 657/29
150 00 Praha 5
Česká republika
tel.: +420 246 007 200

Zásady ochrany osobních údajů